はじめに

さて、ここでいきなり問題です!
企業のWEBサイトやパンフレットでよく見かける「利用規約」ですが、なぜ利用規約は存在するのでしょうか?

1)会社や個人経営者を法律で守るため

2)法律で表記することが決まっているから

3)お客様の不適切な行為を防ぎ、サービス提供をスムーズにするため

4)みんながつくっているからつくったほうが良い

正解はどれでしょうか?

1)2)について、実は法律では利用規約を必ずつくらなくてはいけないということは定められていません。
ただ、万が一裁判などで訴訟を起こされる、起こすということが発生した場合、利用する以上は規約に同意したとみなされ、利用規約が有効に働く場合があります。

しかし、民法において、どんな規約でも有効なのか、といわれると、必ず有効ということは一概には言えません。
民法で定められている範囲で、この契約が有効か否かという点においても争点となるので、時には無効になる場合もあるということを覚えておきましょう。

4)については、利用規約をつくる正当な理由にはなりませんので、正解は3)!
正しくは3が正解というよりも、それにより近い役目をしているのが利用規約である、ということが言えます。

利用規約とは

「利用規約」とは、サービスを提供する事業者がユーザー向けに整理したサービス利用上のルールを文章にまとめたものを言います。

お客様とのトラブルを防止し、サービス提供側がサービスを円滑に提供できるように定めたルールです。
特に悪質なクレーマーから「お金を払ったのだからこうしてほしい」などの要望があった際に、サービス提供側をクレーマーから守る役目があります。

利用規約をあらかじめ定めることで、未然にそのような悪質な行為を防いだり、また、不当な訴えを起こされた場合に有効に働くことがあります。

では、こちらの都合の良いように利用規約を定めてしまえば良いのでは?と問われると、やはりそういうわけにはいきません。
お客様に対して良質なサービスを提供したい、ということを基本として、あくまでも悪質なクレームに対してその行為を制限するためのルール決め、という認識で良いでしょう。
また、消費者には消費者を守る法律などがあり、提供者側が「責任を全く負いません」などと主張しても、それは認められないようになっています。

利用規約はつくっているほうがいいの?

ここまでに述べたように、悪質なクレームへの対処法の1つとして利用規約を定めておくことを強くお勧めします。

ここで1つ具体的な例をあげておきます。

個人でデザインのお仕事をされている方が定めている利用規約で、特に多く目にするものの1つに修正回数に対する利用規約があります。

あなたもこんな経験がありませんか?

最初の打ち合わせではAという方向性で話が進んでいました。
クライアントも乗り気で打ち合わせは進み、デザイン制作の段階に。
初校、再校が終わり最終段階のチェック・・・となった時に、クライアントから連絡が入りました。
「ちょっとこれはお話していたイメージとは違います。弊社はBというプランを提案しますので修正願います。」との主張です。

デザイナーは考えます。
クライアントの言い分に納得がいかないものの、自分にも落ち度があったかもしれない。
仕方ないので、デザインの修正を行いました。

確認を取りながら制作を進めていたある日、また同じクライアントから連絡が入りました。
「すみません、B案のコンセプトが変更になりました。C案でいきたいので、修正お願いします」

こんなやりとりが数回繰り返されました。

デザイナーは憤りを抑えながらクライアントへ言います。
「これ以上の修正については、追加料金となります。」

しかしクライアントは「え?そんなこと聞いていないよ。修正回数が増えたら追加料金になると分かっていたら依頼してないです。」と主張してきました。

とても人ごととは言えないシーンではないでしょうか?

このようなトラブルの際に、有効に働くのが利用規約です。

”修正回数は3回までです。3回目以降は、別途修正料金をご請求する場合がございます。
また、制作途中のコンセプト変更による大幅な変更等に関しましては、回数に限らず別途料金が発生する場合があります”

と、定めていればどうでしょうか?
クライアントからのお申込みがあった場合に、利用規約をご一読ください、というお知らせとともに受注を始めていたら、上記のようなトラブルはもしかすると避けられていたかもしれません。

常に最善のサービスを提供したいと考えていても、どうしてもトラブルは避けられないものです。その万が一の場合に、利用規約を定めておくのが良いでしょう。

利用規約をつくる際の2つの注意点

しかし、利用規約をつくればいい、というものではありません。
それが有効に働くように以下の点に注意しておきましょう。

1.利用者(お客様)がいつでも閲覧できる場所に定める

紙面の場合は、サービス購入時点で控えをお渡しする。ブログやWEBサイトで定める場合は、アクセスすればいつでも閲覧できる状態にしておきましょう。

2.サービス購入の前に利用者の目に触れるようにしておく

例えば、申込みボタンのすぐ近くに「利用規約はこちら」と案内する、申込みの際に「入金・お申込みの前に必ず利用規約をご一読ください」と案内する。
WEBサイトの場合は「利用規約に同意します」のチェックボタンにチェックを入れないと申込みボタンが押せない、などの仕様にしておくなど。

利用規約に盛り込んだほうが良い内容はこれ!

実際に利用規約をつくる前に、一般的に利用規約にはどんな内容が盛り込まれているのか、を知っておきましょう。
具体的な内容の例としては、以下のような項目です。

1.自社サービスの利用には利用規約への同意が必要であることの説明
2.利用規約の変更の方法
3.自社のサービスのわかりやすい説明
4.利用規約で使用する用語の定義
5.自社サービスの利用に関するルール
6.自社サービスの利用料金の額と支払方法
7.自社サービス内のコンテンツについての権利の帰属
8.自社サービスにおける禁止事項
9.利用規約違反者に対するペナルティ
10.損害賠償に関する事項
11.免責に関する事項
12.サービスの中止、変更、終了に関する事項
13.紛争時の裁判管轄

それでは簡単に1つ1つみていきましょう。

1.自社サービスの利用には利用規約への同意が必要であることの説明

まず書いておくべきことはサービスを利用するには、利用規約への同意が必要である、ということです。申込みした時点で、利用規約に同意したものとする、などの言葉があると良いでしょう。

2.利用規約の変更の方法

利用規約を変更したい場合、利用者の承諾を得ることなく内容の変更ができます。
これは契約者の同意がなければ内容の変更は一切認められない「契約書」と大きく違う点です。
予告なく変更になる場合があります、など変更方法について明記しておきましょう。

3.自社のサービスのわかりやすい説明

どんなサービスをしているのか、をわかりやすく明記しておきましょう。
ここまではできるが、ここからはできません、という内容でも良いでしょう。

4.利用規約で使用する用語の定義

必要があれば、明記しましょう。

5.自社サービスの利用に関するルール
6.自社サービスの利用料金の額と支払方法

ここで、修正回数について、や分割払いに関して、などの内容を明記しておくと良いでしょう。
筆者は、こちらの連絡についての返信に対する有効期間なども定めています。
3ヶ月以上連絡が取れなくなった場合、契約が無効となります。など、他のお客様の確保やスケジュールなどに支障をきたす場合は、明記することをお勧めします。

7.自社サービス内のコンテンツについての権利の帰属

制作物の著作権が、制作者と利用者のどちらにあるか、などを明記すると良いでしょう。

8.自社サービスにおける禁止事項
9.利用規約違反者に対するペナルティ
10.損害賠償に関する事項

必要があれば、明記しましょう。

免責に関する事項

例えば、制作したものを郵送する場合に「郵送時に発生したトラブルについて、当方は一切の責任を負いません」など。

サービスの中止、変更、終了に関する事項

サービスが毎月課金や長期に渡る場合は、定めておくと良いでしょう。

紛争時の裁判管轄

問題が発生した場合に、どこの裁判所で裁判を行うか、を定めるものです。自分の居住している場所から一番近い民事裁判所の場所を調べておくと良いでしょう。
クライアントが遠方に住んでいる場合に有効的に働きます。

難しく感じるかもしれませんが、必ず13項目を1つ1つ書かなくてはいけないということではありません。自分に必要と感じるものを、わかりやすい言葉で明記しておくと良いでしょう。

これなら簡単につくれる!誰でも1日で利用規約がつくれる方法

ではいざ利用規約をつくろう!と思った時に、どこからどう作れば良いのかわからない!ということなるかもしれません。
そこで、誰でも簡単につくれる方法をご紹介したいと思います!

それはズバリ!
良い利用規約をマネる!です。

特に裏技・・・というわけでなくガッカリしましたか?
でも、これが一番有効的だと筆者は思っています。

まず、インターネットなどで同じ業種を探します。その中でも、似たようなサービスを提供している個人事業主や会社だと良いでしょう。(会社を参考にする場合、上場企業や大企業を参考にしないようにしてくださいね)

それを参考にしながら、自分の言葉で自分のサービスやルールに当てはめて書き換えていきましょう。

これで出来上がりです!
必ず、全てコピーするのではなく、自分で書き換えるようにしましょう。

利用規約をつくった後のこと

さぁやっと利用規約が出来上がりました!
つくって公開したから、これでOK!とならないように注意してください。

利用者への案内はもちろん必須です。
また、何かトラブルが発生した場合や業務を遂行していく上で、不十分な内容があるかもしれません。規約内容が常に最新のサービスにあっているか、などを定期的に点検するようにしましょう。

そのほか、利用者の同意がなくても変更できますと先に書きましたが、変更があった時にオンタイムでサービスを利用してるお客様がいたら、変更した旨をご案内するのが良いでしょう。

まとめ

デザインという職種の特性上、サービス提供が長期に渡ることが多いかと思います。また、クライアントからの不毛な要望があることも…。これは、業界あるあるですよね!
そんな時に、あなたを守ってくれる利用規約。特に個人で仕事を受注するフリーランスの方は、万が一の時のために利用規約を定めておくことを強くお勧めします。
また、悪質なクレーマーなどから自分を守る、という目的だけでなく、これが良質なサービスを多くの大切なお客様に届けることに繋がります。
いつでも利用者、提供者が気持ちよくお仕事できることを願っています。

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